«Документы в
международной практике»
Новосибирск-2002
Оглавление:
I. Понятие документа. Виды документов.
II.
Требования, предъявляемые к оформлению документов
1. Документы, не относящиеся к категории
международных (документы внутрироссийского оборота)
01 – Государственный герб Российской
Федерации
02 –герб субъекта Российской Федерации
03 -
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
07 – справочные данные об организации
08 – наименование вида документа
10 – регистрационный номер документа
11 – ссылка на регистрационный номер и дату
документа
12 – место составления или издания документа;
13 – гриф ограничения доступа к документу;
15 – гриф утверждения документа;
20 – отметка о наличии приложения
22 – гриф согласования документа
23 – визы согласования документа
25 – отметка о заверении копии
27 – отметка об исполнении документа и
направлении его в дело
28 – отметка о поступлении документа в
организацию
29 – отметка для автоматического поиска
документа
Требования к бланкам документов
2. Ссылки на индексы отправителя/получателя
5. Указание на конкретное лицо, «К сведению»
6. Вступительное обращение (Salution)
9. Заключительная формула вежливости
11. Отметка о наличии приложений
12. Указание на рассылку копий данного письма
I. Понятие документа. Виды
документов.
Собственно
термин «документ» происходит от латинского слова «documentum», что означает
«свидетельство», «доказательство». Современная наука определяет документ как «материальный носитель
данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во
времени и пространстве»[1].
Юридическую
трактовку понятия «документ» дает Федеральный закон «Об информации, информатизации
и защите информации», в котором термины «документированная информация» и
«документ» рассматриваются как синонимы. Согласно этому Закону «документированная информация (документ)»
есть «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать»[2].
В этом же значении термин «документ» используется и в двух основных
Государственных Стандартах, регулирующих создание, оформление и использование
документов – ГОСТ Р 6.30–97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года
№ 273 и ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения», утвержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля
1998 года № 28. Оба ГОСТа введены в действие с 1 января 1999 года. ГОСТ Р
6.30–97 действует в редакции Постановления Госстандарта России от 20 января
2000 года № 9-ст.
В
целом весь спектр такой документации охватывает три больших группы документов:
1.
Документы,
не относящиеся к категории международных (документы внутрироссийского оборота);
2.
Международные
документы;
3.
Дипломатические
документы.
Документы, не относящиеся к
категории международных, представляют собой документы, исполняемые в различных ведомствах и не
предназначенные для направления за рубеж. Как правило, сюда включаются
документы, регулирующие порядок функционирования ведомств и документы,
создаваемые в результате их деятельности.
В
наиболее общем виде такие документы можно подразделить на следующие категории:
― организационные документы, определяющие порядок организации
какого-либо вида деятельности, структуру и штатную численность учреждений и
ведомств, их место в общей структуре органов государственной власти и
управления либо в системе негосударственных организаций данной отрасли,
инструкции и функциональные обязанности должностных лиц т.д.;
― распорядительные документы, включающие в себя приказы,
указания, решения и распоряжения по каким-либо вопросам деятельности ведомства;
― информационно-справочные
документы,
создаваемые в ходе деятельности ведомства и при обмене информацией с другими
министерствами и ведомствами. Это документы, содержащие фактические данные о
конкретных лицах, организациях, событиях, действиях, отношениях, планах и
замыслах. Сюда относят письма, телеграммы, запросы, тематические обзоры,
требования, телефонограммы, справки, докладные записки и т.д.;
― управленческие документы, регулирующие процесс
деятельности и обеспечивающие системный, плановый характер работы министерств,
ведомств и их подразделений – планы работ, графики выполнения заданий, отчеты
по планам и заданиям и т.п.
― кадровые документы
(документы по личному составу), отражающие расстановку кадров на конкретных
участках деятельности, перемещение кадров, поощрения и взыскания, накладываемые
на отдельных должностных лиц, исполнение сотрудниками своих должностных обязанностей
b регламента работы и т.д.;
― финансовые документы, отражающие результаты
хозяйственно-финансовой деятельности учреждений и ведомств, фиксирующие размеры
и направление движения финансовых потоков, а также распределение денежных
средств.
Международные документы включают в себя весь
комплекс документации, исполняемый любым субъектом международной деятельности
(кроме МИД и высших органов государственной власти и управления) и используемая
на внешнеполитической арене, за исключением документов, относимых к категории
дипломатических. Таким образом, любая организация, действующая на
внешнеполитической арене и включенная в международный информационный обмен, создает
и использует данную категорию документов.
Документы
этой группы могут исполняться на русском, иностранном, на двух языках, либо на
третьем языке, который считается международным в данной отрасли (как правило,
на английском или французском). В отдельных случаях международные документы
могут исполняться сразу на нескольких языках, например, документы многих
международных неправительственных организаций часто исполняются сразу на всех
официальных рабочих языках ООН – английском, французском, испанском, арабском,
русском и китайском. В нашей стране международные документы исполняются с
соблюдением отечественных стандартов ГОСТ Р 6.30–97 и ГОСТ Р 51141–98, а также
требований ИСО[3].
Дипломатические документы это документы, образующиеся
в результате деятельности министерства иностранных дел и высших органов
государственной власти и управления на международной арене. Эта группа включает
в себя следующие подгруппы документов:
1.
Внутриведомственные
дипломатические документы;
2.
Дипломатическая
переписка;
3.
Международные
правовые акты.
К внутриведомственным
дипломатическим документам относятся документы, с помощью которых происходит
обмен информацией между министерством иностранных дел (центром) и
дипломатическими представительствами в зарубежных странах или при международных
организациях, либо между двумя и более представительствами одной страны,
расположенными в одном или разных государствах (например, переписка между
Посольствами России в Латвии (Рига) и Литве (Вильнюс).
При
подготовке и исполнении этих документов, как правило, руководствуются теми
стандартами и нормами, которые приняты в данной стране, то есть, применительно
к деятельности внешнеполитического ведомства Российской Федерации, это ГОСТ Р
6.30–97 и ГОСТ Р 51141–98.
Дипломатическая
переписка
представляет собой комплекс документов, «посредством которых осуществляются
письменные официальные сношения между государствами и которые выражают позицию
государства по тому или иному вопросу международной жизни»[4].
Дипломатическая переписка является одной из основных форм дипломатической деятельности
государства по осуществлению целей и задач его внешней политики.
В
отношении языка, на котором ведется дипломатическая переписка, следует отметить
следующее. Формально министерство иностранных дел РФ с дипломатическими представительствами
иностранных государств и дипломатические представительства России за рубежом с
МИД страны пребывания могут вести переписку на языке своей страны. Однако это
иногда может вызвать у получивших документ трудности с переводом и задержку в
рассмотрении поставленных в документе вопросов. Поэтому на практике этот вопрос
решается следующим образом:
1)
по
договоренности с ведомством иностранных дел или с посольством переписка ведется
на каком-либо третьем языке;
2)
переписка
ведется на языке своей страны с приложением к каждому документу его неофициального
перевода[5].
Международные
правовые акты это
документы, закрепляющие регулируемые международным правом двусторонние или
многосторонние отношения государств по тем или иным вопросам, в соответствии с
которыми стороны приобретают определенные права и берут на себя определенные
обязательства. Формы документов международных правовых актов каждого вида определяются
нормами международного права, либо общепринятыми в международной практике
обычаями, либо по обоюдному согласию договаривающихся сторон. Обычно такие
документы составляются на нескольких языках (по числу договаривающихся сторон)
и отдельные экземпляры документов на разных языках являются аутентичными.
С
целью выработки общих принципов составления, оформления и исполнения документов,
определения форм и методов работы с ними, производится классификация документов
по определенным основаниям.
Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее
общим признакам сходства и различия. Целью классификации является повышение
оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.
Документы классифицируются по следующим основаниям:
1. По источнику информации:
― первичные документы, отражающие данные,
полученные на основе непосредственного восприятия фактов окружающей действительности
сотрудниками внешнеполитического ведомства.
― вторичные документы - это документы, содержащие результаты
обработки информации, содержащейся в первичных документах.
― документы смешанного типа, имеющие признаки и первичных
и вторичных документов. Как правило, это документы обобщающего характера, при
составлении которых используются как информация, полученная в ходе
непосредственного восприятия фактов сотрудником внешнеполитического ведомства,
так и результаты обработки информации, содержащейся в первичных документах.
2. По статусу документа:
― Официальные документы - это «документы, созданные юридическим или
физическим лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке»[6].
― Полуофициальными документами являются документы, направляемые,
как правило, от имени должностного лица знакомым официальным лицам в случаях,
связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за
приглашение, просьба о содействии), или по вопросам, постановка которых в официальном
порядке по тем или иным причинам нежелательна. Полуофициальные документы не выражают
официальную позицию государства или иного субъекта международных отношений, не
обладают юридической силой в межгосударственных отношениях, однако играют
важную роль при установлении и поддержании контактов на международной арене.
Примером документов такого рода может служить частная дипломатическая переписка
полуофициального характера.
― Неофициальные документы - это документы, исполняемые в процессе
повседневной деятельности и служащие для удовлетворения информационных
потребностей внешнеполитического ведомства, либо получаемые и отправляемые
субъектом международной деятельности по неофициальным каналам. Такие документы
не имеют юридической силы в межгосударственных отношениях, однако, их значение
чрезвычайно велико в силу того, что, как правило, именно в неофициальных
документах содержится наиболее важная информация, используемая для выработки и
принятия управленческих решений. К числу подобных документов относят, в
частности, информационные материалы центра, направляемые в дипломатические
представительства за рубежом, справки о состоянии обстановки в стране пребывания,
направляемые дипломатическим представительством за рубежом в центр, документы,
составляемые по результатам приватных бесед с официальными лицами различных
ведомств страны пребывания и т.д.
3. По способу представления
и фиксации информации:
― письменные документы, в которых информация
представляется в форме символьного текста. Письменные документы могут быть рукописными,
печатными и электронными.
― иконографические документы, представляющие информацию
в виде визуальных образов. Статические (рисунки, графики, схемы, картины, фотоснимки)
и динамические (кино- и видеодокументы).
― фонетические документы, фиксирующие
аудиоинформацию. К числу таких документов относятся магнитофонные записи, грампластинки,
аудиозаписи на лазерных компакт-дисках, аудиозаписи на специальных носителях.
4. По направлению движения
относительно субъекта деятельности:
― Входящие документы - это документы, поступающие адресату от исполнителей.
― Исходящие документы представляющие собой
документы, направляемые адресату исполнителями.
― Внутренние документы - это «документы, не выходящие за пределы
подготовившей его организации»[7],
циркулирующие внутри ведомств, их структурных подразделений и не
предназначенные для направления в какой-либо адрес.
5. По стадиям создания
документа:
― подлинник;
― копии.
Подлинник
(официального) документа - первый или единственный
экземпляр официального документа[8].
Созданию подлинника в ряде случаев предшествует стадия черновика, т.е.
рабочего варианта документа в предварительной редакции.
Копия
документа –
документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние
признаки или часть их, не имеющий юридической силы[9].
В делопроизводстве различают такие разновидности копий, как отпуск, выписка и
дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего
документа, которая изготовляется одновременно с подлинником под копирку на
обычном листе бумаги, заверяется и при отправлении подлинника остается у
отправителя. Выписка из официального документа - копия официального документа, воспроизводящая
его часть и заверенная в установленном порядке[10].
Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий
юридическую силу[11]. Дубликат,
как правило, изготавливается в связи с утратой подлинника или его
непригодностью для использования. Копия документа воспроизводится рукописным,
машинным способом или средствами оперативной полиграфии.
6. По степени ограничения
доступа к документу:
― Открытые документы - представляющие собой документы, содержащие
информацию, доступную любым пользователям.
― Документы ограниченного
доступа - это документы, содержащие
конфиденциальную информацию[12].
С документами ограниченного доступа устанавливается особый режим работы в
соответствии с ведомственными инструкциями. Пересылка подобных документов
осуществляется по каналам фельдъегерско-почтовой или дипкурьерской связи.
II. Требования, предъявляемые к оформлению документов
Идентификация информации в документе осуществляется
с помощью реквизитов. Под реквизитом понимается «обязательный информационный
элемент оформления официального документа»[13].
В зависимости от вида документа состав и виды реквизитов могут различаться.
1.
Документы, не относящиеся к категории международных (документы внутрироссийского
оборота)
Документы, не относящиеся к категории международных,
предназначены исключительно для оборота в пределах Российской Федерации. Состав
реквизитов, используемых при оформлении документов этой группы, определяется
ГОСТ Р 6.30–97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Этот ГОСТ предусматривает, что любой управленческий документ может иметь
максимум 29 реквизитов.
01 – Государственный герб Российской Федерации
Государственный герб Российской Федерации помещают
на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе
Российской Федерации. В соответствии с ст. 70 Конституции Российской Федерации
Государственный герб Российской Федерации, его описание и порядок официального
использования устанавливается федеральным конституционным законом. До
вступления в силу соответствующего закона использование изображения Государственного
герба Российской Федерации регулируется Положением о Государственном гербе,
утвержденное Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050. Государственный
герб Российской Федерации представляет собой изображение золотого двуглавого
орла, помещенного на красном геральдическом щите; над орлом - три исторические короны Петра Великого (над
головами - две малые и над ними - одна большего размера); в лапах орла - скипетр и держава; на груди орла на красном
щите - всадник, поражающий копьем дракона.
На документах Государственный герб Российской
Федерации может воспроизводиться в одноцветном варианте, а также в виде главной
фигуры - двуглавого орла.
Перечень органов власти, имеющих право изображать
Государственный герб на своих бланках, устанавливается Положением о Государственном
гербе Российской Федерации. Многоцветный вариант Государственного герба
помещается на бланках федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ,
постановлений и распоряжений Правительства РФ, решений Конституционного суда
Российской Федерации, Верховного суда Российской Федерации и Высшего Арбитражного
суда Российской Федерации.
02
–герб субъекта Российской Федерации
Герб
субъекта Российской Федерации
помещается на бланк документа в соответствии с правовыми актами
субъектов Российской Федерации. Порядок использования изображения герба субъекта
РФ определяется нормативными актами этого субъекта.
Бланки
с изображением Государственного герба Российской Федерации, а также гербов
субъектов Российской Федерации, называются гербовыми бланками. Гербовые
бланки являются полиграфической продукцией, подлежащей учету, они
изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями,
имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности[14].
В организациях гербовые бланки подлежат учету, они должны храниться в надежно
запираемых и опечатываемых шкафах и уничтожаться по акту с отметкой в соответствующих
учетно-регистрационных формах.
03
- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Эмблема организации или товарный знак (знак
обслуживания) помещается на бланке организации в соответствии с ее уставом или
положением об организации. На гербовых бланках эмблема организации не воспроизводится.
04
– код организации
Код
организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и
организаций (ОКПО) в соответствии с «Положением о введении Общероссийского
классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и взаимосвязанных с ним
классификаторов» (Госкомстат России. Госстандарт России. Минэкономики России. –
М., 1993).
05
– код формы документа
Код формы документа проставляют по Общероссийскому
классификатору управленческой документации (ОКУД), введенным в действие постановлением
Госстандарта России от 30 декабря 1993 года № 299.
06
– наименование организации
Реквизит «наименование организации» обозначает
автора документа. Им может быть организация (юридическое лицо), структурное подразделение,
должностное лицо, создавшее документ. Наименование организации, являющейся
автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных
документах. Над наименованием организации проставляется сокращенное, а при его
отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Например:
МИД
РОССИИ
Историко-документальный
департамент
В субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с
русским языком в качестве государственного национальный язык, наименование
организации печатают на двух языках – русском и национальной. Сокращенное
наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в
учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках)
помещают ниже полного. Например:
Министерство
Российской Федерации по делам гражданской
обороны,
чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий
стихийных бедствий
(МЧС
России)
В том случае, если автором документа является
филиал, территориальное отделение, представительство, структурное подразделение
организации, его наименование указывается ниже наименования организации.
МИД
РОССИИ
Историко-документальный
департамент
Архив внешней политики
Российской Федерации
(АВП РФ)
07
– справочные данные об организации
Справочные данные об организации включают: почтовый
адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера
факсов, телексов, банковских счетов, адрес электронной почты и т.д.
08
– наименование вида документа
Наименование вида документа, составленного или
изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и
должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной
системой организационно-распорядительной документации, например, ПРИКАЗ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА и т.д. Наименование
вида документа не указывается в таких документах, как письма.
09
– дата документа;
Датой документа является дата его подписания или
утверждения, для протокола - дата заседания (принятия
решения), для акта - дата события. Если документ
составляется несколькими организациями, то датой документа является наиболее
поздняя дата подписания. Дата оформляется тремя группами арабских цифр в
последовательности: день месяца, месяц, год. Полное представление даты
записывается в следующей последовательности:
а) день месяца — двумя цифрами от 01 до 31; б) месяц — цифрами от 01 до 12; в)
год — четыре цифры. Например, дата 8 июня 2001 года должна быть оформлена в
виде 08.06.2001. При подготовке нормативных и финансовых документов разрешается
словесно-цифровое оформление даты (без кавычек). Например: 8 июня 2001 г.
10
– регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из его
порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом
дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
11
– ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
12
– место составления или издания документа;
Место составления или издания документа указывают в
том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации»
и «справочные данные об организации». Место составления указывается с учетом
принятого административно-территориального деления.
13
– гриф ограничения доступа к документу;
Гриф
ограничения доступа к документу проставляют без кавычек в правом верхнем углу
первого листа документа. Под ним указывают номер экземпляра, например:
Для служебного пользования
Экз. № 2
14
– адресат
В
качестве адресата может выступать организация, ее структурное подразделение,
должностное или физическое лицо.
Адресат указывается следующим образом:
1. Если адресатом является организация, то ее
наименование пишется в именительном падеже:
МИД России
Историко-документальный департамент
Архив внешней политики Российской Федерации
2. Если адресатом является должностное лицо
организация, то должность лица указывают в дательном падеже:
МИД России
Историко-документальный департамент
Заместителю директора Архива внешней политики Российской Федерации
И.И Иванову
3. Если документ направляется в несколько однородных
организаций, в несколько структурных подразделений одной организации или руководителям
одного уровня, то они указываются обобщенно:
Департаменты МИД России
или
МИД России
Историко-документальный департамент
Директорам архивов
4. Если адресатом является физическое лицо, то
указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя в дательном падеже:
198903, г. Санкт-Петербург,
Петродворец-4,
Каштановая аллея, д. 8, кв. 12.
И.И. Иванову
На документе может быть указано не более 4-х
адресатов.
15
– гриф утверждения документа;
Документ
утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. Гриф
утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование
должности лица, утверждающего документ, его подписи, фамилии и даты
утверждения. Гриф утверждения документа размещается в правом верхнем углу документа,
например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор Историко-документального департамента МИД России
__________________________ И.И. Иванов
08.12.2001.
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказом МИД России от 22.10.1998 № 12
16
– резолюция
Резолюция пишется либо на свободном месте документа,
либо на отдельном листе и включает фамилии исполнителей, содержание поручения,
срок исполнение, подпись должностного лица и дату. Например:
Ковалеву И.Д.
Ионас М.Г.
Прошу подготовить аналитическую справку по обстановке в Литовской Республике
к 25.12.2001.
Личная подпись
04.12.2001.
17
– заголовок к тексту
Заголовок к тексту состоит из одной фразы и должен
быть кратким и точным. Он согласуется с наименованием вида документа и обычно
отвечает на вопросы: «о чем? (о ком?)» или «чего? (кого?)». Например:
о состоянии
обстановки в Литовской Республике
или
Должностная
инструкция переводчика-референта
18
– отметка о контроле
Отметка о контроле - реквизит, показывающий, что
данный документ взят на контроль. Отметку о контроле обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
19
– текст документа
Текст документа составляют на русском или
национальном языке. Только на русском языке пишутся документы, направляемые:
― в федеральные органы
государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской
Федерации;
― в организации и на
предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или
находящиеся на территории других субъектов Российской Федерации.
20
– отметка о наличии приложения
Отметку о наличии приложения, указанного в тексте
оформляют следующим образом:
ПРИЛОЖЕНИЕ: на 5 листах, в 2 экз.
1. Справка о состоянии торгового флота Эстонии от
01.12.2001. № 08-6/168, на 5 листах. 2. Схема портовых сооружений порта Палдиски, №
08-6/169, на 2 листах.
Отметку
о наличии приложения в виде другого документа обозначают следующим образом:
ПРИЛОЖЕНИЕ:
21
– подпись
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование
должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и расшифровка подписи
(инициалы, фамилия).
Например:
Директор
Архива внешней политики Личная И.И. Петров
Историко-документального подпись
департамента МИД России
При размещении реквизита «Подпись» в документе,
исполненном на бланке, наименование должности не указывается или указывается в
сокращенном варианте.
Например:
МИД России Историко-документальный департамент Архив внешней политики Российской Федерации _______________ № ______________ г. Москва На №___________ от _____________
.
.
Директор Личная И.И. Петров
подпись
или
МИД России Историко-документальный департамент Архив внешней политики Российской Федерации ДИРЕКТОР ________________ № _____________ г. Москва На №___________ от _____________
.
Личная И.И. Петров
подпись
Если
документ подписывается должностным лицом, имеющими воинское или специальное
звание, то оно также включаются в реквизит «Подпись». Например:
Директор
Департамента Личная И.И. Петров
Чрезвычайный и
Полномочный посол подпись
или
Военно-морской
атташе Личная И.В. Павлов
капитан I ранга подпись
или
Заведующий
правовым отделом
Личная
Н.Н. Орлов
Советник
юстиции I класса подпись
22
– гриф согласования документа
При работе с организационно-распорядительными
документами существуют два вида согласования: внутреннее (с собственными
структурными подразделениями и должностными лицами) и внешнее (с подчиненными
и неподчиненными организациями). Гриф согласования документа включает в себя
следующие элементы:
― слово СОГЛАСОВАНО без
кавычек;
― наименование должности лица,
с которым согласован документ, включая наименование организации, личную
подпись, ее расшифровку и дату согласования. Если согласование производится с
должностными лицами, имеющими воинские или специальные звания, эти звания также
включаются в гриф согласования документа. Например:
СОГЛАСОВАНО
Директор
Историко-документального департамента
МИД России
__________________________
И.И. Иванов
08.12.2001.
или
СОГЛАСОВАНО
Военно-морской
атташе
капитан I ранга Личная И.В. Павлов
подпись
08.12.2001.
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо МИД России от 22.10.1998. № 342
08.12.2001.
23
– визы согласования документа
Визирование документа является его согласованием
внутри организации. Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с документом
и выразило к нему свое отношение. Виза проставляется на последнем листе подлинника
распорядительного документа, либо на копии отправляемого документа и содержит в
себе: личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, а при необходимости и
наименование должности визирующего. Если визирование производится должностными
лицами, имеющими воинские или специальные звания, эти звания также могут
включаться в визу согласования документа. Например:
Директор
Департамента Личная И.И. Петров
подпись
18.12.1999.
или
Замечания
прилагаются
Заведующий
правовым отделом Личная Н.Н. Орлов
Советник
юстиции I класса подпись
18.12.1999.
или
Ознакомлен
Военно-воздушный
атташе Личная М.В. Крылов
полковник подпись
18.12.1999.
24
– печать
Документы заверяют печатью организации. Печать
заверяет подлинность подписи должностного лица на документах и удостоверяет его
права.
25
– отметка о заверении копии
При заверении соответствия копии документа
подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется:
― заверительная надпись ВЕРНО без кавычек;
― должность лица, заверившего
копию, личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например:
ВЕРНО
Заведующий
правовым отделом Личная Н.Н. Орлов
Советник
юстиции I класса подпись
18.12.2001.
или
ВЕРНО
Инспектор
отдела кадров Личная С.Н. Федотова
подпись
18.12.2001.
26
- отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе осуществляется на лицевой или
обороной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Она включает в
себя фамилию (или фамилию, имя и отчество) исполнителя документа и номер его
телефона, например:
Директор
Департамента Личная И.И. Петров
подпись
или
Ильина Ирина Николаевна
255-08-16
или
Директор
Департамента Личная И.И. Петров
подпись
или
Ильина
255-08-16
27
– отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело состоит из ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении,
слова «В дело» и номера дела, в котором будет храниться документ.
28
– отметка о поступлении документа в организацию
Данный реквизит содержит порядковый номер и дату
поступления документа в организацию. Эта отметка может производиться в виде штампа,
например:
Канцелярия Вх. № 24-5680/8 10.02.2001.
29
– отметка для автоматического поиска документа
Отметка
для автоматического поиска документа может содержать имя файла, код оператора и
другие поисковые данные, устанавливаемые в организации, например:
C:\DOCUM\Приказ12
Требования к бланкам документов
Документы
изготавливаются на бланках. ГОСТом установлено два основных формата бланков - А4 и А5 (См. табл. 1).
Таблица 1
|
Формат бланка |
Размеры (мм) |
|
А3 |
297´420 |
|
А4 |
210´297 |
|
А5 |
148´210 |
|
А6 |
105´148 |
Все
бланки изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии
или с помощью средств вычислительной техники на белой бумаге или бумаге светлых
тонов. При изготовлении документа на бланках оставляются поля, которые должны
быть не менее указанных в табл. 2. Максимальные значения размеров полей не
оговариваются.
Таблица 2
Поле
|
Размер (мм), не менее |
|
Левое |
20 |
|
Правое |
10 |
|
Верхнее |
20 |
|
Нижнее |
10 |
На
практике в большинстве ведомств приняты бóльшие размеры полей, что
допускается действующим ГОСТом. При этом наибольшее распространение получили
размеры полей, предусматривавшиеся ранее ГОСТ 6.39-72 (табл. 3):
Таблица 3
Поле
|
Размер (мм) |
|
Левое |
35 |
|
Правое |
не менее 8 |
|
Верхнее |
20 |
|
Нижнее |
не менее 19 |
Бланки
бывают продольные и угловые. В продольных бланках реквизиты располагаются по
ширине листа, в угловых - в левом верхнем углу. В
угловом бланке реквизиты располагаются либо центрованным способом, либо флаговым
(т.е. выровненными по левому краю). При изготовлении документа на двух и более
страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номер
страницы проставляется арабскими цифрами без слова «страница» посередине
верхнего поля листа. В номере страницы никаких знаков, кроме цифры, не проставляется.
Размещение
основных реквизитов на бланке показано в приложении 1.
На
практике при работе с документами их по тематическому признаку объединяют в дела.
Дело - это совокупность документов
(документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в
отдельную обложку[15].
Дела позволяют сосредоточить документы, требуемые для проведения
аналитико-прогнозного исследования, произвести их предварительную группировку,
а также накопить необходимое количество предварительных данных, необходимых для
освещения той или иной проблемы.
2. Международные документы
В
области международного делопроизводства основными на текущий момент времени
являются следующие стандарты:
― ISO
216:1975. Писчая бумага и виды печатных материалов. Потребительские форматы
серий A и B.
― ISO
3535:1977. Структура бланков и схема расположения;
― ISO
269:1985. Конверты для корреспонденции. Назначение и размеры;
― ISO
8601:1988. Форматы обмена элементами данных. Обмен информацией. Представление
дат и времени;
― ISO
8439:1990. Проектирование бланков. Базисное размещение.
― ISO
11180:1993. Адресация почтовая.
Использование
различных форматов бумаги регламентируется стандартом ISO 216:1975. В
соответствии с ним в основу образования форматов положен принцип деления
большего формата пополам параллельно меньшей стороне листа. При этом буквы A и
B указывают ряд форматов, а цифра - число делений листа, которые
были произведены, начиная с основного формата обозначаемого как 0. Основными
являются форматы ряда А (ИСО - А ряд), а форматы ряда В
(ИСО - В ряд) - вспомогательными,
используемыми в случаях, когда необходимо применить бумагу таких форматов,
которые отсутствуют в номенклатуре ряда А.
Номенклатура
основных форматов бумаги по ISO 216:1975. «Писчая бумага и
виды печатных материалов. Потребительские форматы серий A и B»
представлена в таблице 4.
Таблица 4
|
ИСО - А ряд |
ИСО - В ряд |
||
|
Обозначение |
Формат (мм) |
Обозначение |
Формат (мм) |
|
А0 |
841´1189 |
В0 |
1000´1414 |
|
А1 |
594´841 |
В1 |
707´1000 |
|
А2 |
420´594 |
В2 |
500´707 |
|
А3 |
297´420 |
В3 |
353´500 |
|
А4 |
210´297 |
В4 |
250´353 |
|
А5 |
148´210 |
В5 |
176´250 |
|
А6 |
105´148 |
В6 |
125´176 |
|
А7 |
74´105 |
В7 |
88´125 |
|
А8 |
52´74 |
В8 |
62´88 |
|
А9 |
37´52 |
В9 |
44´62 |
|
А10 |
26´37 |
В10 |
31´44 |
Для
изготовления бланков применяется бумага форматов А4 и А5, а в соответствии с ISO
8439:1990. «Проектирование бланков. Базисное размещение» на бланке выделяется область
текста и поля. Текстовая область (image area) включает в себя часть бланка, где
размещаются сведения, предназначенные для воспроизведения, передачи и хранения.
Поле (margin) представляет собой пространство между краем бланка и текстовой
областью.
Параметры
полей и текстовой области определены ISO 3535:1977. «Структура бланков и схема
расположения». Размеры текстовой области для формата А4 составляет 183´280 мм., для формата А5 - 183´131 мм. ISO 3535:1977
определяет фиксированные размеры полей для формата А4: левого - 20 мм., верхнего - 10 мм., нижнего и правого полей составляет
по 7 мм. Для формата А5 размеры левого и верхнего полей ровны 10 мм, нижнего и
правого - по 7 мм.
При
переписке с зарубежными партнерами используется следующий набор реквизитов:
1.
Сведения
об отправителе (Issuer Field);
2.
Ссылки
на индексы отправителя/получателя (Reference Line);
3.
Дата
(Date);
4.
«Внутренний
адрес» (The Inside Address),
включающий наименование получателя письма и его почтовый адрес;
5.
Указание
на конкретное лицо, «К сведению» (Attention Line);
6.
Вступительное
обращение (Salution);
7. Заголовок (Subject Line);
8. Основной текст письма (Body of the Letter);
9.
Заключительная
формула вежливости (Complimentary Close);
10.
Подпись
(Signature);
11.
Указание
на приложение (Enclosure);
12.
Указание
на рассылку копий данного письма (CCNotation);
Размещение
данных реквизитов на бланке формата А4 показано в приложении 2. На практике
наибольшее распространение при оформлении переписки получил так называемый
«блоковый стиль» (block style), несколько отличающийся от
принятых стандартов. При использовании «блокового стиля» соблюдаются, в
частности, следующие особенности:
― фамилия и адрес лица,
которому направляется письмо, проставляется в левом верхнем углу,
― фамилия и должность
отправителя указываются ниже его подписи;
― в адресе и в заключительной
формуле вежливости отсутствует пунктуация;
― текст печатается с
выравниванием по левому краю без отступа, отдельные части текста разделяются
увеличенным межстрочным интервалом.
Реквизиты
международного письма имеют следующее содержание:
1.
Сведения об отправителе
Отправителем
документа (Issuer of a document) может быть юридическое или физическое лицо. Бланк
письма содержит наименование организации, товарный знак, почтовый и телеграфный
адрес, номера телефона, телекса, телефакса. Кроме того, в данном реквизите
может присутствовать указание рода деятельности организации. В названии фирмы
могут использоваться следующие слова и сокращения:
― Limited
(или Ltd) - компания с ограниченной
ответственностью (Limited liability company);
― Incorporated (или Inc) - корпорация;
― “& Co.” - товарищество между двумя и более людьми. В
случае, когда речь идет о семейной корпорации, вместо слова “Co” используются
слова «сын» (“son”), «сыновья» (“sons”), «брат» (“brother”),
«братья» (“brothers”) и т.д.
Если
в названии фирмы данные отметки отсутствуют, то это, как правило, свидетельствует
о том, что речь идет о единственном человеке, ведущим дело за свой счет и от своего
лица.
2.
Ссылки на индексы отправителя/получателя
В
зарубежной переписке обычно приводятся поисковые признаки писем - буквенно-цифровые обозначения составителя
письма, отдела, фирмы, номера дела и т.д. Эти ссылки могут быть без пояснений,
либо сопровождаться словами «ваша ссылка», «наша ссылка». Например:
― 458/45, где 458 - порядковый номер письма, а 45 - номер отдела;
― RB/LS, где RB - инициалы автора письма, а LS - инициалы его секретаря.
Если
в письме имеются сразу обе ссылки, то первой указывается ссылка на поступивший
документ, а затем - указание на то, каким образом
ссылаться на данное письмо. Например:
Your
reference: 898765-8846 - Ваша ссылка: 898765-8846
Или:
Your ref. 898765-8846
Our
reference: R2-ULT - Наша ссылка: R2-ULT
Или: Our ref. R2-ULT
Просьба
о ссылке на данное письмо может быть выражена различными способами, например:
― In your reply please refer
to USN/RN/PQ17 (В Вашем ответе просим сослаться на USN/RN/PQ17)
― In your reply please mention
our reference to SU/NAV (В Вашем ответе просим упомянуть нашу ссылку SU/NAV)
― Kindly mention R1/18 in your
reply (Просим упомянуть R1/18 в Вашем ответе)
― Our file № 8/12/24 (Наше
дело № 8/12/24)
― Please quote № 648/12/24
when replying (В ответе просим сослаться на № 648/12/24)
3.
Дата (Date)
Международный
стандарт ISO 8601:1988. «Форматы обмена элементами данных. Обмен информацией.
Представление дат и времени» определяет цифровой способ написания дат в
формате: год, месяц, день. Например: 1999-12-20.
Однако
такой способ представления даты не всегда обеспечивает однозначность восприятия
в силу традиционных различий обозначения дат в разных странах. В частности, в
Великобритании сначала указывают день, затем месяц и год, в США - месяц, день, год; поэтому, например, дата
12-08-1999 в Великобритании будет воспринята как 12 августа 1999 года, а в США - как 8 декабря 1999 года.
Для
избежания подобных неточностей рекомендуется использовать словесно-цифровой
способ написания дат: 12 December 1999 (12 декабря 1999). В
Великобритании дату принято оформлять следующим способом:
12 Dec. 1999
или
12 December, 1999
В
США дата оформляется несколько иначе: December 12, 1999.
При
использовании в корреспонденции английского языка названия месяцев пишутся с
заглавной буквы, окончания числительных (-th, -rd, -nd, -st) при указании дней не применяются.
4.
Адрес
Почтовый
адрес пишется компактно, общая длина адреса не должна превышать 6 строк по 30
знаков в строке. Строки длиннее 30 знаков должны быть набраны более мелким
шрифтом. Различают почтовые адреса частных и юридических лиц.
Почтовый
адрес частных лиц состоит из следующих элементов:
― Наименование адресата
(указание семейного положения или титула лица) - мистер, мисс, Ваше Превосходительство
и т.д.);
― Имя, фамилия, приставка к
имени - Чарльз Спенсор-младший;
― Занятие, функция - судья, нотариус и т.д.;
― Пункт доставки - вид улицы (бульвар, авеню, улица, проспект и
т.д.), название улицы, номер дома, квартиры, почтового ящика;
― Почтовый код или номер
почтового маршрута, местность, почтовый код;
― Название территории или
провинции и/или название страны.
Примеры
написания почтового адреса частных лиц:
Mr.
Walter Skinner 2090
Oak Alley Apt
#820 WASHINGTON
D.C. 20016 USA Hr.
Martin WOLF 180
Gendelstrasse Apt
#142 LEIPZIG
114288 BRD WASHINGTON
D.C. 20016 USA Mrs.
Laura MARKETTI 620
Schiller Ave LUGANO
4208 SWITZERLAND
Почтовый
адрес юридических лиц состоит из следующих элементов:
― Название организации - Kodak Ltd; Bayer AG;
― Деятельность или изделия
организации - фирма по гражданскому
строительству, автомобильный концерн, фармакологическое предприятие и т.д.;
― Отдел или подразделение
организации;
― Пункт доставки;
― Почтовый код или номер
почтового маршрута, местность, почтовый код;
― Название территории или
провинции и/или название страны.
Если
письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его
фамилия, должность, а затем - название организации.
Примеры
написания почтового адреса юридических лиц:
Mr.
Edward McGregor North
Atlantic Shipping Co. London
SWL 75C England Market
Research Center 764
Lime Street New
York, N.Y. 11089 USA Riper
Baubetrieb 12
Lindengasse Erfurt BRD
5.
Указание на конкретное лицо, «К сведению»
Если
в адресе не указана фамилия получателя, но отправитель заинтересован в том,
чтобы корреспонденция попала к конкретному лицу, то под адресом отдельной
строкой помещается отметка «К сведению». В ней может быть указана фамилия или
должность конкретного лица, например:
Attention: Mr. J. Smith
Или: Attention of: J. Smith
Или: For the Attention of: Mr. J. Smith
Или: Attention of Information Department
Или: Attention of Sales Director
6.
Вступительное обращение (Salution)
В
зарубежной переписке применяются следующие обращения:
При
обращении к организации в целом - Уважаемые господа:
― Dear Sirs
― Gentlemen (в США)
При
обращении к мужчине, если неизвестно его имя - Уважаемый господин:
Dear
Sir
При
обращении к мужчине, если известно его имя - Уважаемый господин Морган:
Dear
Mr. Morgan
При
обращении к женщине, если неизвестно ее имя - Уважаемая госпожа:
Dear
Madam
При
обращении к замужней женщине, если известно ее имя - Уважаемая госпожа Лоуренс:
Dear
Mrs. Lawrence
При
обращении к незамужней женщине, если известно ее имя - Уважаемая госпожа Лоуренс:
Dear
Miss Lawrence
При
обращении к женщине, если известно ее имя, но неизвестно ее семейное положение - Уважаемая госпожа Лоуренс:
Dear
Ms. Lawrence
При
обращении к другу или человеку, которого вы хорошо знаете - Дорогой Джеймс:
Dear
James
После
вступительного обращения ставится запятая (в Великобритании) или двоеточие (в
США).
7.
Заголовок
Как
правило, в переписке с зарубежными партнерами заголовок к тексту не является
обязательным реквизитом. Если же этот атрибут используют, то он помещается
перед основным текстом после личного обращения. Заголовок обычно подчеркивается
чтобы привлечь к нему внимание. Например:
Order No 190 for Volvo Cars или:
Re: Letter of Document No. 20/230 или:
In re: Letter of Document No. 20/230 («Re» сокращенное
латинское выражение - относительно, по вопросу).
Следует
заметить, что в настоящее время в Великобритании и США отметки «In re» и «Re»
встречаются главным образом в переписке по юридическим вопросам в значении «по
делу».
8.
Основной текст письма
Текст
типового письма состоит, как правило, из трех частей: вводной части, в
которой сообщаются причины обращения, главной части с изложением
существа вопроса и заключительной части с выводами по материалам
излагаемого дела.
9.
Заключительная формула вежливости
Письмо
в международной корреспонденции принято оканчивать заключительной формулой
вежливости. При этом типовыми фразами в письмах к организациям используются:
|
Yours faithfully |
Faithfully yours |
|
Yours truly |
Truly yours |
|
Yours very truly |
Best wishes |
Все
эти фразы можно перевести как «С уважением», «Искренне Ваш», «Наилучшие
пожелания».
В
Англии заключительная формула вежливости употребляются в сочетании с соответствующими
вступительными обращениями:
|
Вступительное
обращение |
Заключительная
формула |
|
Dear Sirs/Sir/Madam |
Yours faithfully |
|
Dear
Mr./Mrs./Miss/Ms Smith |
Yours sincerely |
|
Dear Jane |
Best wishes |
10.
Подпись
В
международной корреспонденции подпись размещается под заключительной формулой
вежливости. Под личной подписью указывается фамилия, еще ниже - должность. Например:
Yours sincerely
(подпись)
Mr. S. Seagal
Department
Chef
11.
Отметка о наличии приложений
Отметка
о наличии приложений в зарубежной корреспонденции располагается в левом нижнем
углу под подписью и состоит из слова «Enclosure» (если приложение одно) или
«Enclosures» (если приложений несколько):
2 Enclosures или
3 Encl. или 2 Enc.
12.
Указание на рассылку копий данного письма
Указание
на рассылку копий данного письма проставляется у нижнего поля документа и
включает сокращение «c.c.» (от «карбоновые копии»
или «копировальные копии») и название фирмы, которой выслана копия, например:
c.c. Messrs Low&Rapp Ltd., Lawyers
Литература
1.
Вуд
Дж., Серре Ж. Дипломатический церемониал и протокол. – М., «Прогресс», 1976. - 396 с.
2.
ГОСТ
Р 6.30–97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Утвержден постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года № 273.
3.
ГОСТ
Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден
постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28.
4.
Ковалев
А.Н. Азбука дипломатии. – М.: «Международные отношения», 1977. – 264 с.
5.
Молочков
Ф.Ф. Дипломатический протокол и дипломатическая практика» – М.: «Международные
отношения», 1979. – 256 с.
6.
Г.
Никольсон Дипломатия. - М.: 1941.
7.
Постановление
Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении
изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с
воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».
8.
Сатоу
Э. Руководство по дипломатической практике. - М.: 1961.
9.
Соловьев
Ю.Я. Воспоминания дипломата. - М.: 1959.
10.
Федеральный
закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»
// «Российская газета», № 39, 22 февраля 1995 г.
11.
Чуковенков
А.Ю., Янковая В.Ф, Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30–97 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов». - М.: Дело, 2001. - 232 с.
Приложения
Приложение 1
Размещение
реквизитов на бланке документа, не относящегося к категории международных
Приложение 2
Размещение реквизитов на
бланке международных документов
